Le CV pour Secrétaire

Le guide complet pour rédiger un CV d'un/e secrétaire

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Exemple de cv d'un Secrétaire

Nos idées et nos conseils pour votre CV de Secrétaire

Les secrétaires possèdent de multiples compétences administratives et il peut être compliqué de les présenter correctement et de les synthétiser dans le CV. Accueil physique, rédaction de courriers, assistanat, prise de notes ou de PV ne sont que quelques exemples des responsabilités d’un/e secrétaire, que ce soit dans le domaine médical ou encore administratif.

Nous vous aidons à préparer un CV secrétaire efficace qui pourra vous permettre de vous démarquer des autres candidats auprès des recruteurs.

Conseils essentiels pour votre CV

Format

CV chronologique avec l’ordre inverse et cv combiné

Design

CV classique

Photo sur le CV

Il est recommandé d’ajouter une photo sur son CV

Sections principales

    Obligatoire

  • Coordonnées personnelles
  • Phrase d’accroche ou le résumé
  • Résultats clés
  • Expérience professionnelle
  • Études et les formations
  • Compétences

    Facultatif

  • Hobbies et les centres d’intérêts
  • Références
  • Photo
Longueur du CV

1 ou 2 pages

Format

Le CV doit être envoyé au format PDF et non au format Word.

Design

Votre curriculum vitae devra être aéré et les informations correctement présentées et organisées. Même si ceci est valable pour les autres métiers, ça l’est encore plus pour un/e secrétaire, à qui l’on demande d’avoir des compétences organisationnelles et rédactionnelles particulièrement développées.

Photo sur le CV

Ajouter une photo sur un CV n’est pas une obligation. Le candidat peut donc choisir de le faire ou non. Dans les métiers d’accueil, la photographie est cependant passablement appréciée, non pas pour découvrir le physique des candidats, mais plutôt pour pouvoir évaluer la présentation de celui-ci. Retenez toutefois que le choix reste le vôtre et que si vous ne désirez pas vous dévoiler, ne le faites pas!

Sections principales

Dans un CV de secrétaire, il y a différents éléments, différentes sections, qui ne doivent pas être oubliés. Nous avons listé pour vous les rubriques que vous devez insérer dans votre document.

  • Les coordonnées personnelles
  • La phrase d’accroche ou le résumé
  • Vos résultats clés
  • L’expérience professionnelle
  • Les études et les formations
  • Les compétences

Pour ce qui est des rubriques ci-dessous, vous avez la possibilité de les ajouter si vous pensez qu’elles sont essentielles et pertinentes pour l’obtention du poste en question.

  • Les hobbies et les centres d’intérêts
  • Les références
  • La photo

Longueur du CV

Si votre expérience en tant que secrétaire est plus longue que 10 ans, vous pouvez songer à utiliser un CV sur deux pages. Dans le cas contraire, vous devez sélectionner les éléments les plus importants pour tenir sur une page A4.

Veillez donc à mentionner les informations pertinentes uniquement et à ôter le superflu. Ainsi, vous obtiendrez une grande lisibilité et une clarté du document.

Les Sections Principales du cv de Secrétaire

Dans un CV de secrétaire administrative ou polyvalente, certaines compétences vont faire la différence. Nous les détaillerons plus bas, mais les langues et les connaissances informatiques doivent particulièrement être mises en avant. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs conseils pour préparer un CV de secrétaire complet, contenant des éléments pertinents pour augmenter vos chances de passer la première sélection.

Voici un petit résumé de ce que nous vous conseillons pour réussir votre CV:

  • Rédigez un résumé clair dans lequel apparaissent vos compétences différenciatrices
  • Ordonnez votre CV afin de démontrer votre organisation personnelle
  • Mettre l’emphase sur les compétences linguistiques et informatiques
  • Listez vos réalisations professionnelles les plus importantes
  • Simplifiez-vous la vie à l’aide de modèles tels que le CV de secrétaire ou de secrétaire polyvalente
  • Faites relire votre CV

Objectif

Cette section doit être accrocheuse et doit pouvoir retenir l’attention du recruteur en un rien de temps. Choisissez donc correctement les informations que vous souhaitez faire figurer. Nous vous conseillons vivement d’y mettre les compétences qui vous différencieront des autres candidats.

En clair, en quelques lignes seulement, vous devrez synthétiser vos expériences professionnelles les plus importantes, mais aussi vos qualités et vos compétences.

Accomplissements

Juste au-dessous de votre résumé, vient se placer les résultats et les réalisations professionnelles clés de votre carrière. Encore peu de candidats le font et c’est donc l’occasion de vous démarquer ! Voici quelques exemples de réalisations que vous pourriez ajouter en tant que secrétaire.

  • Entreprise A : Mise en place de l’archivage informatique des données clients
  • Entreprise B : Gestion des inscriptions au Congrès XYZ
  • Enterprise C : Responsable de la formation des secrétaires auxiliaires

L'experience professionnelle

Les postes précédemment occupés doivent figurer dans cette partie de votre curriculum vitae de manière antichronologique. Vous commencerez donc par mentionner l’emploi le plus récent en remontant ensuite dans le temps. Si vous avez une longue liste d’emplois exercés, ne remontez pas trop loin et ne mentionnez que les plus appropriés.

Pour chaque poste, vous noterez le nom de l’entreprise, les dates pendant lesquelles vous avez occupé le poste en question, mais aussi les principales responsabilités qui vous incombaient.

L'experience professionnelle

Comme pour les expériences professionnelles, commencez par mentionner le diplôme le plus récent. Il existe une exception qui confirme la règle: si votre diplôme principal, celui qui se trouve être le plus pertinent, a été effectué il y a plusieurs années, faites-le paraître en premier lieu. De cette manière, il ne se perd pas parmi les autres.

À ne pas oublier: si vous avez obtenu des distinctions, des récompenses, ajoutez-les sous le nom de la certification obtenue. Cet élément a de la valeur auprès des ressources humaines.

Compétences

Dans un domaine où la concurrence est forte, les compétences doivent devenir des éléments différenciateurs. En plus de les mettre en lumière dans votre résumé au début de votre CV, une rubrique doit être créée pour toutes les autres compétences qui font du sens.

Pour les métiers du secrétariat, voici les principales compétences qu’il faudra ajouter:

  • Administratives
    Par exemple la prise de note, la prise de PV, la rédaction de courriers et courriels, l’archivage ou encore la facturation.
  • Personnelles
    Nous parlons principalement du savoir-être et des qualités telles que l’accueil, l’organisation, l’écoute, la compréhension ou encore l’aisance relationnelle.
  • Linguistiques
    Dans un monde où les entreprises travaillent à l’international, les compétences linguistiques sont particulièrement appréciées. Si vous ne connaissez pas votre niveau de langue, vous pourriez passer un test afin de vous faire certifier. Ceci est un réel plus pour l’obtention d’un poste.
  • Informatiques
    Vous maîtrisez des outils particuliers? Ne soyez pas modeste et dites-le ! Vos compétences informatiques doivent clairement être présentées dans votre curriculum vitae.

Conseils de vocabulaire et de redaction

Pour votre CV secrétaire, vous devez redoubler de vigilance afin de ne laisser aucune faute d’orthographe ou de syntaxe. Ceci est d’ailleurs également valable pour votre lettre de motivation. Notre astuce ? Faites relire votre curriculum vitae à une tierce personne!

Pour ce qui est du vocabulaire, il doit être professionnel et certains termes peuvent vous aider à y parvenir. En voici quelques-uns:

Les mots clé

  • Relation client
  • Correspondance
  • Gestion de bureau
  • Initiative
  • Facturation
  • Excel

Les verbes d'action

  • Organiser
  • Gérer
  • Accueillir
  • Classer
  • Documenter
  • Contrôler

Quelques exemples de CV Secrétaire

Le CV de secrétaire administratif(-ve)

Vous possédez un baccalauréat en gestion et administration. Vous êtes en charge d’organiser les réunions, de gérer les agendas, d’archiver les documents et de répondre aux appels téléphoniques en français et en anglais.

Vous accueillez également les clients et préparez les salles de meetings.

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  • FormationBac gestion et administration
  • LangueFrançais et anglais
  • CompetencesGestion des agendas

Le CV de secrétaire de direction

Vous avez obtenu votre BTS et êtes secrétaire de direction depuis 5 ans maintenant. De nature polyvalente, vous gérez le courrier de la direction, mais aussi les agendas et accueillez les clients en personne.

Vous êtes également responsable d’organiser les différents voyages des membres de la direction. Vous parlez et rédigez en français et en anglais.

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  • Experience5 années
  • LangueFrançais et anglais
  • CompetencesGestion des voyages des directeurs